Gestion de projet : créer l’environnement

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A l’heure de la construction des projets de rentrée, chacun pense à planifier, budgéter, arbitrer. Quelques autres notions comme motiver sur la durée, convaincre, partager ... ne sont pas à négliger.

l’esprit d’équipe

Le travail en équipe est la clé de voute du projet. Il est primordial de consolider l’équipe avant de se lancer dans l’action.

Il n’est pas rare que les acteurs d’un projet se découvrent à l’occasion de ce travail en équipe. Chaque acteur doit avant tout reconnaitre la légitimités de ses partenaires. Le pilote commencera son projet par des actions de team building. L’un des objectifs est de créer suffisament de cohésion dans le groupe pour aborder les premières difficultés avec sérénité.

Motiver sur la durée

Plus le projet s’inscrit dans la durée, plus ce point revêt de l’importance. Ce sont les talents d’animateur et de communicant du chef de projet qui sont mis à l’épreuve. Valoriser chacun sur ses efforts, ses réussites, inciter au partage, aux échanges, anticiper les conflits.

Donner à chacun une vision globale du projet en favorisant les échanges transversaux. Motiver sur la durée, c’est impliquer en permanence.

Travailler ensemble

Un projet n’existe que dans une structure vivante, en mouvement constant. Le travail de groupe y est donc indispensable. Il faut veiller à maintenir un niveau d’échanges entre les individus, les sous groues pour valider en permanance la comprhension mutuelle des acteurs avec l’avancement du projet.

Vendre son projet

Par nature, un projet trouvera toujours des détracteurs, soit dans le groupe de projet, soit à l’extérieur. Le chef de projet a pour tache de vendre constament son projet pour limer les freins au fure et à mesure de l’avancement. La communication, l’échange auprès des freineurs sera l’arme absolue.

Vendre son projet, c’est aussi sensibiliser très tôt les futurs clients internes ou externes de l’utilité réelle pour eux du projet.

Communiquer auprès d’un large public. Le premier pas passe souvent par un nom venduer et compréhensible du projet. Projet signifie changement. Le projet aura ses détracteurs. Il faut donc valider en permanance la perception du projet dans l’entreprise, surtout auprès des services dont l’aide sera sollicitée dans le coutrs de l’évolution du projet.

Vendre, c’est convaincre, c’est avoir les bons arguments face aux bons interlocuteurs. C’est la bonne connaissance de ces interlocuteurs et de la perception qu’ils ont de vous et de votre projet qui va vous permettre de trouver les bons arguments.

Attention à ne pas perdre de vue l’objectif ou les objectifs du projet sous prétexte de respecter un planning ou le budget initial.

Le planning n’est qu’un guide, il doit être considéré comme tel. Entre les tâches chronophages et celles traitées plus rapidement que prévu, le planning réclame des réunions régulières ( pour être courtes) pour recadrer le groupe et le remobiliser.

Dans le reporting de ces réunions, indiquer clairement le degré d’avancement sur le planning prévisionnel. Puis codifier avec un indicateur simple : la situation générale, l’avancée technique, le respect des coûts et des délais. D’autres catégories peuvent être ajoutées telles que le respect de certaines procédures, la qualité...

Clarifier tous les points clés du projet

Prendre le temps de préciser les attendus et les moyens à votre disposition. Il en ressort un cahier des charges qui représente le contrat qui vous lie à tous les acteurs du projet.

Le choix des membres de l’équipe projet est une phase délicate : Prendre en compte l’esprit d’équipe "Si la compétence est bien sûr incontournable, elle n’est pas suffisante. La capacité à travailler en équipe est toute aussi importante".

Le tableau de bord

Un outil de suivi de projet se choisit avec soin. Il doit servir de support et aider au quotidien. Un tableau de bord sert à piloter et pas seulement à constater.

Dans un premier temps, l’outil aide à effectuer un constat pour répondre à la question "où en sommes-nous ?". Mais il doit également permettre d’identifier et de suivre les facteurs d’échecs et de succès grâce à une analyse des risques.

Commencer par lister les indicateurs nécessaires (principalement quantitatifs). Prendre la liste des objectifs à remplir et décliner plusieurs indicateurs pour chaque. La lecture de chaque indicateur doit être capable de déclencher une réaction ; bon, pas bon, le projet va dans le bon sens ...

Votre tableau de bord tient en une dizaine d’indicateurs.

S’organiser des plages de réflexion

Pour éviter de se laisser dévorer par les contingences du quotidien, il faut adopter une gestion rigoureuse du temps et s’imposer systématiquement des instants de repli et de réflexion un peu plus globale. Il faut planifier ces moments (ex : 1 heure par semaine).